Belajar dari Pengelolaan Data Medali di PON XVII 2008 di Kalimantan Timur

Anda mencari data medali PON 2008 yang benar? Ada 1 situs online yang merupakan situs resmi panitia besar (PB) PON XVII 2008 di Kaltim, alamatnya di http://www.ponxvii-kaltim.com dan kabarnya data perolehan medali yang ada disitu dijadikan rujukan semua pihak. Namun anehnya ada pula 1 situs lain yang "semi resmi" karena dikelola oleh Kantor Menpora, alamatnya di http://tandingpon.com. Yang unik, hingga 2 hari setelah event Pekan Olahraga Nasional terbesar sepanjang zaman ini ditutup, kedua situs ternyata tidak menampilkan hasil perolehan medali yang sama. Saya masih mencoba mencari referensi ke situs lain seperti Kompas.com yang merupakan media resmi PON 2008, namun belum berhasil menemukan data resmi mereka sebagai pembanding.

Hal ini sangat nyata terlihat di daftar perolehan medali di kedua situs tersebut. Saya save dan tampilkan screenshot dari keduanya pada tanggal 19 Juli 2008 disini (langsung klik untuk melihat screenshot):

• ponxvii pukul 05.45 WITA dan pukul 18.05 WITA
  
• tandingpon pukul 05.45 WITA dan pukul 18.05 WITA.

Saya yakin mereka akan melakukan konsolidasi, namun screenshot ini akan menjadi sejarah bagi dunia IT Indonesia dalam mengelola data penting semacam PON.

Beberapa perbedaan yang "mengganggu" sbb (per 19 Juli pukul 05.45 WITA):

Peringkat 1 Jawa Timur (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 139, 113, 111
tandingpon: 139, 114, 111
--> perbedaan di perak

Peringkat 2 DKI Jakarta (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 119, 117, 122
tandingpon: 122, 118, 123
--> perbedaan di semua medali

Peringkat 3 Kalimantan Timur (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 116, 111, 114
tandingpon: 116, 110, 115
--> perbedaan di medali perak dan perunggu

Itu hanya contoh, untuk daerah lain di lain peringkat juga masih ada beberapa perbedaan juga. Silahkan cek sendiri, baik langsung ke situs aslinya (mudah-mudahan masih exist pada saat anda baca tulisan ini), atau masuk ke screenshot saya diatas.

Di total jumlah medali pun berbeda juga (mungkin ini yang bisa menjelaskan kenapa ada perbedaan).
ponxvii: 749, 749, 962
tandingpon: 755, 752, 960
--> perbedaan di semua medali

Pasti ada penjelasan dari perbedaan yang terjadi. Saya juga yakin mereka berdua pasti akan siap dengan berbagai bukti dokumen pendukungnya. Saya juga tidak mencari yang salah dan yang paling benar. Namun dalam mengelola IT, kita tidak peduli prosesnya seperti apa, yang paling penting adalah result akhir berupa delivery ke end user. Dan dengan adanya IT, seharusnya tidak ada delay lagi dalam delivery ke user berupa data yang harus akurat. Saya pikir hal ini bisa jadi pembelajaran semua pihak...

Sebagai salah satu pihak yang ikut melihat perjuangan teman-teman di bidang IT di PON ini, saya tetap salut atas kerja kerasnya. Apa yang sudah dicapai hingga saat ini juga sudah jauh dari berbagai ekspektasi penuh pesimisme diawal masa perencanaan IT PON dulu. Jadi, biar bagaimanapun, bravo...!

Tulisan saya diatas lebih banyak sebagai catatan saja untuk pembelajaran kedepan. Dari luar tim PON yang telah bekerja ekstra keras, saya sebagai penonton hanya bisa ikut sumbangsih dalam bentuk seperti ini :-) Siapa tahu ada manfaatnya.

Update:
Yang menarik, dari perbincangan dengan seorang reporter TVRI yang meliput langsung acara penutupan PON, dari pidato penutupan Bp. Yurnalis Ngayoh sebagai Ketua PB PON 2008, beliau menyebutkan bahwa ada 755 total emas, 118 emas untuk DKI Jakarta dan 116 emas untuk Kaltim (berbeda dengan data yang dirilis situs resmi pada saat itu juga). Kurang tahu beliau dapat data dari mana. Sebagai user utama dari SIMPON (sistem informasi PON) yang dikelola oleh PB (panitia besar) PON sendiri, Ketua PB PON harusnya mendapatkan data yang paling benar dan terkini dari sumber resminya sendiri.

Yang lebih lucu, MC (pembawa acara) penutupan PON juga kabarnya ikut-ikutan membaca jumlah perolehan medali saat itu, ternyata ybs menyebutkan angka yang berbeda pula dengan yang diucapkan oleh pidato laporan Ketua PB PON (saya tidak punya data pasti angka yang diucapkannya). Lagi-lagi, entah dari mana ybs mendapatkan datanya. Tampaknya memang tidak ada koordinasi yang baik antar bagian dalam panitia PON dalam hal sharing data hasil pertandingan.

Semakin parah, pada acara siaran langsung penutupan PON 2008 yang disiarkan oleh TVRI, pembawa acara TVRI pun menyebutkan angka medali yang lebih berbeda lagi, bahkan masih menyebutkan bahwa Kaltim menduduki peringkat 2. Ini bukti lain bahwa situs resmi tidak dijadikan acuan bahkan hingga PON berakhir.

Dari search singkat di situs Kompas.com yang merupakan situs berita resmi untuk PON 2008, tidak ada berita terakhir dan terkini yang dirilis berkenaan dengan berita perolehan medali PON 2008. Berita terakhir berisi kepastian juara PON 2008 direbut Jatim, tapi masih dalam posisi 17 medali emas belum selesai dipertandingkan. Sayangnya, Kompas.com justru menyebutkan bahwa data tersebut mereka dapatkan dari Posko Tim Jatim dan bukan dari data resmi yang disediakan SIMPON dari panitia PON 2008.

Ini baru data perolehan medali, belum kalau kita ingin melacak jumlah pemecahan rekor PON dan rekor nasional. Dari reporter TVRI yang sempat bercerita ke saya, ybs bingung karena tidak ada angka yang sama muncul dari mulut berbagai pihak yang melakukan konferensi pers. Data yang ada tentang rekor PON hanya ada di situs resmi, tapi belum tahu seberapa jauh tingkat keakuratannya. Mudah-mudahan bisa saya ulas di kesempatan lain.

Saya ingat dimana saya selalu memulai kuliah saya ke mahasiswa yang akan mulai belajar mengenai pemanfaatan teknologi informasi: "Janganlah anda jadi orang Banjar yang punya filosofi "beredaan", filosofi ini tidak bisa berlaku di dunia modern berbasis IT saat ini." Beredaan adalah bahasa Banjar yang bermakna kira-kira gak apa-apalah salah-salah sedikit... sama teman aja kok... :-) Mudah-mudahan bukan fenomena ini yang mendasari terjadinya kasus ini.

Bagi teman-teman di tim IT PON, tidak ada latar belakang lain dari ulasan saya ini, semata-mata hanya ditujukan untuk mencari hikmah bagi kita semua.

Update:
Setahu saya, sebagai penyedia info resmi PON 2008, Tim IT PB PON Kaltim membuat suatu rule berasas kehati-hatian yang tinggi (lihat juga pernyataan Sdr. Fahrul Rozy sebagai salah satu anggota Tim IT PON 2008 di komentar bawah). Data perolehan medali tidak akan di-entry apabila belum cukup bukti approval dari pihak yang berwenang (dalam hal ini bidang pertandingan masing-masing cabang olahraga). Hal ini menyebabkan data yang muncul di situs resmi relatif lebih lambat dari data yang dikeluarkan pihak lain misalnya wartawan atau posko masing-masing tim peserta (yang tentu saja begitu menang langsung meng-klaim dan memasukkan perolehan medalinya dalam perhitungan).

Tentu saja hal ini membuat banyak pihak (user) seperti wartawan yang perlu data cepat akhirnya kurang memanfaatkan data yang ada di situs resmi. Ini dibuktikan dengan Kompas.com, Kaltim Post dan berbagai media berita lain yang sejauh pengetahuan saya tidak pernah mencantumkan keterangan bahwa medali yang mereka pajang di media mereka berasal dari perhitungan berbasis IT PB PON yang resmi.

Lalu untuk siapa SIMPON dan segala infrastruktur (konon berbiaya total Rp 10+ milyar) itu dibuat? Jika seorang Ketua PB PON pun (sebagai owner dan user utama dari sistem informasi ini) berbicara didepan publik di acara penutupan dengan menyebutkan data yang tidak sinkron dengan data SIMPON tersebut,lalu siapa yang memakai? Apalagi user lain seperti wartawan.

Sekali lagi, ini adalah pembelajaran sangat berharga bagi kita semua. Saya yakin mengelola data 750an nomor pertandingan seperti di PON ini bukanlah pekerjaan sulit bagi para pekerja IT. Tapi filosofi utama pekerja IT adalah kerja berdasar user needs (kebutuhan pengguna), kita harus mampu menimbang secara bijak apa kebutuhan utama user, kemudian merancang dan menjalankan sistem yang mampu memenuhi kebutuhan itu.

Di PON ini tentu saja ada beberapa faktor utama yang diperlukan user, (1) ketersediaan data yang cepat, (2) ketersediaan data yang akurat. Gabungan keduanya adalah tantangan tim IT PON. Tidak ada alasan untuk hanya memenuhi 1 diantara 2 kebutuhan diatas.

Update:
Per tanggal 19 Juli 2008 pukul 17.40 WITA, angka di situs resmi sudah berubah lagi... (saya yakin menuju data akhir yang paling akurat), belum sempat saya cek, tapi sudah saya screenshot termasuk di tandingpon.com. Akan saya ulas lagi... Ini adalah proses pembelajaran yang menarik.

Update:
Membandingkan 2 data terakhir di situs resmi ponxvii, data pada saat penutupan adalah data tertanggal 17 Juli 2008 pukul 17.50 WITA (lihat screenshot). Harusnya data ini adalah yang dipakai sebagai dasar data pengumuman hasil akhir PON yang dibacakan oleh Ketua PB PON 2008 beberapa jam kemudian pada saat penutupan pukul 18.00 WITA. Inilah data yang saya ulas sebelumnya diatas.

Data di tandingpon tertanggal 17 Juli 2008 pukul 18.20 WITA, dan data ini tidak berubah hingga tanggal 20 Juli 2008 pukul 05.00 WITA.

Data di situs resmi ponxvii kemudian berubah lagi pada tanggal 19 Juli 2008 pukul 12.37 WITA (sekitar 48 jam setelah data terakhir saat penutupan). Silahkan lihat di screenshot kedua diatas.

Melihat prosesnya, saya punya keyakinan bahwa data di situs resmi ponxvii sudah final dan adalah data yang paling benar (setelah 2 hari PON selesai). Hingga titik ini, masih ada saja perbedaan dengan data di tandingpon. Yang jelas, hingga tulisan ini dibuat (20 Juli 2008, 3 hari setelah PON ditutup), tandingpon tampaknya sudah tidak di update lagi. Data yang ada, entah benar atau salah, tampaknya akan dibiarkan sebagai tanda sejarah bangsa kita yang "beredaan".

Berikut perbedaannya:

Peringkat 1 Jawa Timur (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 139, 113, 111 (per 17-07-08)
tandingpon: 139, 114, 111 (per 17-07-08)
--> perbedaan di perak
ponxvii: 139, 114, 112 (per 19-07-08)
--> beda hanya di perunggu

Peringkat 2 DKI Jakarta (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 119, 117, 122 (per 17-07-08)
tandingpon: 122, 118, 123 (per 17-07-08)
--> perbedaan di semua medali
ponxvii: 122, 118, 123 (per 19-07-08)
--> sip, akhirnya sama

Peringkat 3 Kalimantan Timur (emas, perak, perunggu)
ponxvii: 116, 111, 114 (per 17-07-08)
tandingpon: 116, 110, 115 (per 17-07-08)
--> perbedaan di medali perak dan perunggu
ponxvii: 117, 111, 114 (per 19-07-08)
--> parah, beda semua medali

Di total jumlah medali pun berbeda juga.
ponxvii: 749, 749, 962 (per 17-07-08)
tandingpon: 755, 752, 960 (per 17-07-08)
--> perbedaan di semua medali
ponxvii: 755, 752, 965 (per 19-07-08)
--> sip, emas dan perak sama, tapi perunggu beda

Silahkan lihat juga keterangan yang ada dibawah masing-masing daftar. Menurut Bp. Tommy Bustomi yang ikut terlibat di tim IT PON, data tersebut bisa menjelaskan terjadinya perbedaan.

Update:
Dari perbincangan dengan beberapa rekan ikut terlibat dalam IT PON, tampaknya ada banyak problem non-teknis dalam implementasi SIMPON di lapangan. Salah satu penyebab utamanya adalah karena adanya 2 pihak yang mengumpulkan data secara resmi, yaitu Tim IT PON serta Tim Kantor Menpora. Penyebab lain adalah banyaknya kesalahpahaman dalam koordinasi antar bidang yang memiliki kaitan penting satu sama lain dalam rantai proses SIMPON.

Ini juga pembelajaran, dalam membangun suatu sistem informasi, IT hanyalah salah satu faktor saja yang harus dikelola. Sehebat apapun hardware dan software yang sudah disediakan dan dibuat, semuanya akan kembali bergantung pada SDM termasuk masalah koordinasi, ketaatan pada rule yang disepakati, keinginan kuat untuk mencai solusi cepat pada setiap problem yang dihadapi di lapangan, dll.

Bagi saya, target ideal adalah penyediaan data yang akurat dan tepat waktu, artinya pada saat penutupan PON, apapun yang terjadi, data akurat harus tersedia. Sesuatu yang tidak tercapai...

Update 24 Juli 2008:
Hingga 7 hari setelah PON selesai, tidak satupun dari kedua website yang melakukan update lagi. Atau paling tidak verifikasi. Entah yang mana yang benar... Sejarahlah yang akan menentukan.

Yang menyenangkan, tulisan ini juga muncul di halaman depan Kompas Komunitas (Koki)- Citizen Journalism di http://community.kompas.com/read/artikel/756. Just in case hilang dari Koki, saya masukkan ke screenshot disini.